Der Excel-Export ist (fast) immer eine Lüge: Warum wir das „WAS“ hinter dem „WIE“ finden müssen

Ihr sitzt in einem Refinement-Meeting und betrachtet folgende User Story: „Als Nutzer möchte ich einen Excel-Export haben, damit ich weitere Auswertungen machen kann.“. Klingt klar und nachvollziehbar, weswegen alle zustimmend nicken. Das Format der Story samt Rolle, Ziel und Nutzen stimmt und grammatikalisch haben wir formuliert, WAS erreicht werden soll. Nun müssen wir nur noch überlegen, WIE wir das WAS erreichen. Trotzdem runzle ich besonders bei dem Wunsch nach einem Excel-Export regelmäßig die Stirn.

Denn häufig erlebe ich, dass formulierte Wünsche bereits in den Lösungsraum eingreifen. Und genau da liegt das Problem, das uns als Produkt-Team davon abhält, wirklich gute Lösungen zu bauen.

Das verkleidete „WIE“

Lasst uns kurz über die Begriffe sprechen. Das WAS beschreibt das eigentliche Problem und Bedürfnis des Nutzers in seiner Realität. Was will er erreichen? Welchen Wert will er schaffen? Wir befinden uns also im Problemraum. Mit dem WIE betreten wir den Lösungsraum und konkretisieren, wie wir das vorliegende Problem lösen könnten. Manche von euch rollen nun vielleicht mit den Augen, weil sie diese Erklärung selbstverständlich schon kennen. Bleibt trotzdem bitte kurz bei mir.

Nutzer sind keine Produktmanager oder UX-Designer! Sie kennen auch unseren Tech-Stack nicht und haben keine Ahnung, was unsere Software alles könnte. Sie kennen nur ihren Arbeitsalltag.

Wenn ein Nutzer sagt: „Ich möchte einen Excel-Export“, dann meint er vielleicht gar nicht: „Ich liebe CSV-Dateien und will sie auf meiner Festplatte speichern.“, sondern will in Wirklichkeit sagen: „Ich habe ein Problem, und in meiner bisherigen Erfahrung war Excel der einzige Weg, das zu lösen.“. Wir haben also ein WIE, das sich als WAS verkleidet hat.

Die Jagd nach dem echten „WAS“

Als Produkt-Team sollten wir uns die Zeit nehmen, die Hintergründe jedes Nutzerwunsches genau zu verstehen. Das tun wir, indem wir den Nutzer fragen – Ganz einfach, oder? Nicht ganz. Denn auch fragen will gelernt sein. Macht WARUM zu eurem Lieblingswort. Als gute Produktmenschen fragt ihr euch nun: „Und WARUM sollten wir das tun?“

Lasst es uns an diesem Beispiel beleuchten:

• Nutzer: „Ich möchte einen Excel-Export.“
• Wir: „Warum?“
• Nutzer: „Damit ich die Daten aus Modul A und Modul B zusammenstellen kann.“
• Wir: „Und warum musst du diese zusammenstellen?“
• Nutzer: „Um einen monatlichen Bericht für meinen Chef zu erstellen.“
• Wir: „Und warum braucht dein Chef diesen Bericht? Was macht er damit?“
• Nutzer: „Er will wissen, ob unsere Absatzzahlen im letzten Quartal die Ziele verfehlt haben, um das Budget für nächstes Jahr anzupassen.“
• Wir: „Angenommen, dein Chef könnte diese Daten direkt in unserer Anwendung einsehen, wäre ihm damit geholfen?“
• Nutzer: „Absolut! Dann müsste ich die Zahlen auch nicht jeden Monat händisch in eine Power Point übertragen. Aber geht das überhaupt?“

In diesem Beispiel war das echte WAS also nicht „Daten in eine Tabelle exportieren“, sondern „Dem Chef eine klare, visuelle Entscheidungshilfe liefern, ob Budgets angepasst werden müssen.“.

Zu diesen wertvollen Erkenntnissen kommen wir, wenn wir mit unseren Nutzern im regen Austausch sind - losgelöst von unserer Anwendung. Wir sollten nicht fragen, wo der Button für den Export hinsoll, sondern, welches Ziel der Nutzer verfolgt und gegebenenfalls welche Entscheidungen aus seinen Handlungen resultieren.

Fazit: Traut dem „Excel-Wunsch“ nicht

Ich will damit nicht sagen, dass Excel-Exporte generell böse sind. Manchmal sind sie tatsächlich die richtige Lösung. Aber sie sollten niemals die erste und einzige Antwort auf eine User Story sein.

Wenn ihr das nächste Mal eine Story hört, die mit „Ich möchte einen Export...“ beginnt, haltet kurz inne und fragt: „Ok, aber was machen wir wirklich für den Nutzer? Was ist das Problem hinter dem Wunsch?“

Und wenn dabei tatsächlich ein Excel-Export als WAS rauskommt, wissen wir auch ganz genau, WARUM.